Ngày nay, có vẻ như tất cả chúng ta đều mong đợi làm được nhiều hơn với ít công sức hơn. Việc dành hàng giờ tại văn phòng để đảm bảo hoàn thành tất cả các nhiệm vụ được giao ảnh hưởng thời gian dành cho gia đình và ngay cả khi ở nhà, có vẻ như có một chu kỳ không bao giờ kết thúc về những việc phải hoàn thành.
Vậy phải làm gì khi có quá nhiều việc phải làm? Chìa khóa là làm ít hơn chứ không phải nhiều hơn.
1. Chỉ cần nói không
Đầu tiên, mạnh dạn nói “không” với những việc không cần thiết. Mặc dù điều này nghe có vẻ hiển nhiên, nhưng đó là một trong những điều khó nhất để thực sự làm. Nhưng suy nghĩ thực tế về khối lượng công việc bổ sung bạn có thể đảm nhận cũng quan trọng như hoàn thành công việc. Một câu đơn giản, “Xin lỗi – tôi muốn giúp đỡ, nhưng tôi không còn thời gian để thực hiện việc đó ngay bây giờ” là đủ.
2. Đàm phán
Khi không thể từ chối, hãy thương lượng. Nếu sếp của bạn trình bày cho bạn một dự án mà bạn không thể từ chối ngay, nhưng không thể phủ nhận rằng thời gian biểu của bạn đã đầy, đừng ngần ngại đề cập điều đó.
Thảo luận cởi mở về thời hạn và khối lượng công việc hiện tại của bạn, đồng thời trao đổi một cách trung thực và rõ ràng. Ví dụ: bạn có thể nói: “Tôi hiện đang làm việc X, Y và Z. Tôi muốn hoàn thành công việc chất lượng một cách kịp thời và nếu tôi tiếp nhận dự án mới này, nó sẽ ảnh hưởng đến thời hạn đã hứa của tôi. Anh có muốn tôi giao nó cho người khác, thuê bên ngoài hay anh muốn sắp xếp lại các nhiệm vụ hiện tại của tôi? ”
3. Ưu tiên hóa
Tập trung vào các những việc ảnh hưởng trực tiếp đến chiến lược kinh doanh. Hàng ngày bạn nên tập trung vào Danh sách những việc có ảnh hưởng nhất (High Impact Task – HIT) theo thứ tự sau.
Ưu tiên 1: Bạn sẽ bị sa thải nếu điều này không được thực hiện ngay hôm nay.
Ưu tiên 2: Một hoạt động lâu dài có giá trị cần được thực hiện sớm.
Ưu tiên 3: Ai đó sẽ không vui nếu điều này không được thực hiện.
Ưu tiên 4: Các hoạt động giải quyết khó khăn có tính xã giao như trên mạng xã hội.
4. Tập Trung
Nắm vững các kỹ năng để tăng sự tập trung. Đừng đa nhiệm (làm nhiều việc cùng lúc) và tập trung vào một việc tại một thời điểm. Đa nhiệm chỉ làm loãng sự chú ý của bạn và đánh lừa bạn nghĩ rằng mình đang làm việc hiệu quả, trong khi bạn thực sự chỉ bận rộn.
Khi bạn tìm cách để làm ít hơn nhưng hiệu qua hơn, bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để dành cho những thứ mình thực sự yêu thích.
Theo CNN Opinion
